SUBTOTALES

Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.). Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga números.

Si los datos no están organizados en una lista, o si sólo necesita un total, puede utilizar Autosuma en lugar de subtotales automáticos.

Cómo se calculan los subtotales

Subtotales      
Excel calcula los subtotales con una función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.), como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez.

Totales generales  

Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle (datos de detalle: para subtotales automáticos y esquemas de hoja de cálculo, filas o columnas de subtotal que totalizan los datos de resumen. Los datos de detalle suelen ser adyacentes, por encima o a la izquierda, a los datos de resumen.) y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen Promedio, la fila Total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales.

Actualización automática    
   Excel actualizará automáticamente los subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle.

Subtotales anidados

Puede insertar subtotales de grupos más pequeños en los grupos de subtotales existentes. En el ejemplo a continuación, los subtotales de cada deporte están en una lista que ya tiene subtotales para cada región.

  Subtotales exteriores

  Subtotales anidados

Antes de insertar los subtotales anidados, compruebe que ha ordenado la lista por todas las columnas para las que desea los valores subtotales de manera que las filas cuyos subtotales desea estén agrupadas.

Crear informes de resumen     

  Al agregar subtotales a una lista, ésta aparecerá esquematizada para que pueda ver su estructura. Puede crear un informe de resumen haciendo clic en los símbolos de esquema , y para ocultar los detalles y mostrar solamente los totales.

Presentar los datos del resumen en un gráfico 

  

    Puede crear un gráfico que utilice sólo los datos visibles de una lista que contenga subtotales. Si muestra u oculta los detalles de la lista esquematizada, el gráfico también se actualiza para mostrar u ocultar los datos.

REFLEXION:

 Los subtotales son una herramienta facil de utilizar y aplicar, tambien es muy util para realizar trabajos extensos. puede calcularse automaticamente usando las herramientas correctas como lo tiene expesificado el programa, esta herramienta es basica para las empresas pues tiene un gran exito.
                                                                                                          

                                                                                               Brisa Jazmin Ramos Hernandez

CONSOLIDACION

Para resumir y registrar resultados de hojas de cálculo independientes, puede consolidar datos de cada una de estas hojas en una hoja de cálculo maestra. Las hojas pueden estar en el mismo libro que la hoja de cálculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos, lo que se hace es ensamblarlos de modo que sea más fácil actualizarlos y agregarlos de una forma periódica o específica.

Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de las oficinas regionales, podría utilizar una consolidación para resumir estas cifras en una hoja de cálculo de gastos corporativa. Esta hoja de cálculo maestra podría contener totales de ventas y promedios, niveles de inventario actuales y los productos más vendidos de toda la organización.

Para consolidar datos, utilice el comando Consolidar del grupo Herramientas de datos de la ficha Datos.

Organizar los datos de todas las hojas decálculo en orden y ubicación idénticos
Organizar los datos de forma diferente en las hojas de cálculo independientes pero utilizar los mismos rótulos de fila y de columna para que la hoja de cálculo maestra pueda hacer coincidir los datos
Utilizar fórmulas con referencias de celdas o referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o más hojas de cálculo en un libro.) a otras hojas de cálculo que esté combinando porque no tiene una posición o categoría coherente en la que basarse
Usar un informe de tabla dinámica en lugar de una consolidación

Consolide por posición

1. Configure los datos que se van a consolidar en cada una de las hojas de cálculo independientes.

Cómo configurar los datos

• Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.): cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en blanco.
• Coloque cada rango en una hoja de cálculo diferente. No ponga ningún rango en la hoja de cálculo donde vaya a colocar la consolidación.
• Asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño.
• Asigne un nombre a cada rango: seleccione todo el rango y, luego, en la ficha Fórmulas, en el grupo Celdas con nombre, haga clic en la flecha situada junto a Asignar nombre a un rango y escriba un nombre para el rango en el cuadro Nombre.

2. Haga clic en la celda superior izquierda del área donde desee que aparezcan los datos consolidados en la hoja de cálculo maestra.

   Asegúrese de dejar suficientes celdas a la derecha y por debajo de esta celda para los datos de consolidación. El comando Consolidar rellena el área según proceda.

3. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Consolidar.

4. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desea que utilice Microsoft Office Excel para consolidar los datos.
5. Si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro, haga clic en Examinar para buscar el archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Examinar.

La ruta de acceso del archivo se escribe en el cuadro Referencia seguido de un signo de exclamación.

6. Escriba el nombre que le asignó al rango y, a continuación, haga clic en Agregar. Repita este paso para cada rango.
7. Decida cómo desea actualizar la consolidación. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para configurar la consolidación de manera que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, active la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.

  Solamente puede activar esta casilla de verificación si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro. Cuando active esta casilla de verificación ya no podrá cambiar las celdas y los rangos que se incluyen en la consolidación.

• Para configurar la consolidación de modo que puede actualizarla manualmente cambiando las celdas y los rangos incluidos, desactive la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.

8. Deje en blanco las casillas de Usar rótulos en. Excel no copia los rótulos de fila o columna de los rangos de origen a la consolidación. Si desea rótulos para los datos consolidados, cópielos de uno de los rangos de origen o introdúzcalos manualmente. 

Consolide por categorías

1. Configure los datos que se van a consolidar en cada una de las hojas de cálculo independientes.

Cómo configurar los datos

• Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.): cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en blanco.
• Coloque cada rango en una hoja de cálculo diferente. No ponga ningún rango en la hoja de cálculo donde vaya a colocar la consolidación.
• Asegúrese de especificar rótulos de categoría exactamente iguales, incluidas mayúsculas y minúsculas, en todas las áreas de origen. Por ejemplo, los rótulos Prom. anual y Promedio anual son diferentes y no se consolidarán.
• Asigne un nombre a cada rango: seleccione todo el rango y, luego, en la ficha Fórmulas, en el grupo Celdas con nombre, haga clic en la flecha situada junto a Asignar nombre a un rango y escriba un nombre para el rango en el cuadro Nombre.

2. Haga clic en la celda superior izquierda del área donde desee que aparezcan los datos consolidados en la hoja de cálculo maestra.

 Nota    Asegúrese de dejar suficientes celdas a la derecha y por debajo de esta celda para los datos de consolidación. El comando Consolidar rellena el área según proceda.

3. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Consolidar.

4. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desea que utilice Excel para consolidar los datos.
5. Si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro, haga clic en Examinar para buscar el archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Examinar.

La ruta de acceso del archivo se escribe en el cuadro Referencia seguido de un signo de exclamación.

6. Escriba el nombre que le asignó al rango y, a continuación, haga clic en Agregar. Repita este paso para cada rango.
7. Decida cómo desea actualizar la consolidación. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para configurar la consolidación de manera que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, active la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.

Solamente puede activar esta casilla de verificación si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro. Cuando active esta casilla de verificación ya no podrá cambiar las celdas y los rangos que se incluyen en la consolidación.

• Para configurar la consolidación de modo que puede actualizarla manualmente cambiando las celdas y los rangos incluidos, desactive la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.

8. Active las casillas de verificación de Usar rótulos en que indican donde se encuentran los rótulos en los rangos de origen, que puede ser: la Fila superior, la Columna izquierda o ambas.

• Los rótulos que no coincidan con los de las otras áreas de origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación.
• Asegúrese de que las categorías que no desee consolidar tienen rótulos únicos que aparecen solamente en un rango de origen.

Consolide por fórmula

1. En la hoja de cálculo maestra, copie o escriba los rótulos de columna o fila que desee para los datos de consolidación.
2. Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidación.
3. Escriba una fórmula que incluya una referencia de celda a las celdas de origen de cada hoja de cálculo o una referencia 3D que contenga los datos que desea consolidar. En cuanto a las referencias de celda, siga uno de los procedimientos siguientes:

Si los datos que se van a consolidar están en celdas diferentes de otras hojas de cálculo    

• Escriba una fórmula con referencias de celda a las otras hojas de cálculo, una por cada hoja de cálculo independiente. Por ejemplo, para consolidar datos de hojas de cálculo denominadas Ventas (en la celda B4), HR (en la celda F5) y Marketing (en la celda B9), en la celda A2 de la hoja de cálculo maestra, tendría que escribir lo siguiente:

   Para especificar una referencia de celda como Ventas3!B4 en una fórmula sin escribir, escriba la fórmula hasta el punto en el que necesite la referencia, haga clic en la etiqueta de la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en la celda.

Si los datos que se van a consolidar están en las mismas celdas de otras hojas de cálculo    

• Escriba una fórmula con una referencia 3D que utilice una referencia a un rango de nombres de hojas de cálculo. Por ejemplo, para consolidar datos en las celdas A2 desde Ventas hasta Marketing inclusive, en la celda A2 de la hoja de cálculo maestra tendría que escribir lo siguiente:

Si el libro está configurado para calcular fórmulas automáticamente, una consolidación por fórmula siempre se actualiza automáticamente cuando cambian los datos de las hojas de cálculo independientes.

Usar un informe de tabla dinámica para consolidar datos

Puede crear un informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes incluidos los externos a Excel.) para rangos de consolidación múltiples. Este método es similar a consolidar por categoría, pero ofrece más flexibilidad para reorganizar las categorías. Para obtener más información, vea el tema sobre cómo consolidar hojas de cálculo múltiples en un informe de tabla dinámica.

REFLEXION:

La consolidacion de datos como ya esta explicado es el ensamblaje de datos que los utililiza y los agrega de una forma periodica esta es una forma sencilla que podemos utilizarla facilmente teniendo en cuenta de la forma que los podemos utilizar de forma correcta y organizada. Solo practicando esto nos sera de gran utilidad cuando tengamos alguna presentacion que realizar y sea muy extensa.

                                                                                                 Brisa Jazmin Ramos Hernandez

TABLA DINAMICA

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...

Para aquellos que tengais conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad.

Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.

Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona el Asistente para tablas y gráficos dinámicos.

Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacen con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes. 

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los de la Lista de Excel y que vamos a crear una Tabla dinámica.

En la segunda pantalla seleccionamos el rango dónde tenemos los datos a utilizar en la tabla dinámica.

Debemos seleccionar todas las celdas incluyendo las cabeceras. 

A continuación nos aparece el tercer paso del asistente... En esta última pantalla debemos indicar dónde vamos a situar el resultado de la tabla dinámica. Hemos escogido situarla en una Hoja de cálculo nueva. Si pulsamos sobre Diseño... accedemos a un cuadro de diálogo donde podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.  En la imagen podemos apreciar que nos aparece una estructura formada por las filas, columnas, datos y además un campo para el nº de página. Y en el lateral derecho tenemos los campos disponibles de la tabla, los cuales podemos arrastrar a las diferentes partes del diagrama de la izquierda. Por ejemplo podríamos contruir una tabla dinámica con la siguiente estructura: - En el campo Fila arrastramos REF, las referencias de nuestros artículos. - En el campo Columna arrastramos MES. - Y en Datos arrastramos IMPORTE Nos quedaría una estructura como podemos ver en la imagen de abajo.  Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido. Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes. Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinámica nos aparece en la hoja, la barra de herramientas Tabla dinámica: (La podemos visualizar y ocultar con la opción de menú Ver -- Barras de Herramientas.) En esta barra nos encontramos botones útiles como el botón para darle a la tabla un formato predefinido, y otros que veremos a lo largo del tema.. También aparece el cuadro Lista de campos de tabla dinámica que nos permite modificar la estructura de la tabla añadiendo campos a las distintas zonas, o bien utilizando el botón Agregar a en combinación con el cuadro de lista que aparece al lado del botón, o simplemente arrastrándo el campo sobre la zona deseada. De igual forma podemos quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera de la tabla. Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos. Esta lista de campos se puede mostrar u ocultar con el botón de la  barra Tabla dinámica. Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendríamos la siguiente tabla, más compleja pero con más información:   Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar unicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante.  Los campos principales vemos que están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable.   Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del campo Mes nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todos los meses. Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Mostrar todo). Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba. Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los articulos con referencia 1236 de Abril.   REFLEXION:  "Las tablas dinamicas se pueden utilizar para hacer nuestra vida mas facil y sin complicaciones todos debemos de saber como utilizarlas para asi tener un mejor control sobre excel pues es un resumen de datos es muy dinamica pues nos permite mostrar todo desde una manera mas practica y sencilla." BRISA JAZMIN RAMOS HERNANDEZ